Скільки зберігати документи після закриття ФОП залежить від виду документа, операцій підприємця та того, чи завершилися строки, протягом яких податкова може вимагати підтвердження проведених операцій. Редакція сайту INTVua.com повідомляє про це з посиланням на актуальні роз’яснення Державної податкової служби України і положення Податкового кодексу України. Державна реєстрація припинення підприємницької діяльності сама по собі не скасовує податкових обов’язків фізичної особи, які виникли під час роботи ФОП.
Для різних категорій документів Податковий кодекс установлює мінімальні строки 1095, 1825 та 2555 днів. Водночас для ФОП важливо враховувати не лише базову кількість днів, а й момент, із якого починається їх відлік, правила щодо документів при ліквідації платника та можливе продовження строків, якщо документальна перевірка за відповідний період не проводилася. ДПС у роз’ясненні від 29 травня 2026 року окремо наголошує: у певних випадках первинні документи доведеться зберігати довше за стандартний строк, навіть понад п’ять років.
Скільки років потрібно зберігати документи ФОП
Основні правила містяться у пункті 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Платник податків зобов’язаний зберігати документи та інформацію, на підставі яких ведеться податковий облік, а також документацію, пов’язану з виконанням іншого законодавства, контроль за яким покладено на податкові органи.
Мінімальні строки розподіляються так:
- 2555 днів — сім років. Строк застосовується до документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39² ПКУ та пункту 141.4 статті 141. Йдеться, зокрема, про трансфертне ціноутворення, контрольовані іноземні компанії та визначені Кодексом операції з доходами нерезидентів.
- 1825 днів — п’ять років. Підпункт 44.3.2 встановлює цей строк для визначеної Кодексом категорії первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та іншої документації, пов’язаної з обчисленням і сплатою податків. Для ФОП ДПС окремо вказує на 1825 днів для первинної документації щодо виплат нерезидентам, які оподатковуються відповідно до пункту 141.4 ПКУ.
- 1095 днів — три роки. Такий мінімальний строк встановлено для інших документів, на які не поширюються підпункти 44.3.1 і 44.3.2. ДПС у роз’ясненні для фізичних осіб-підприємців зазначає 1095 днів і для інших первинних документів ФОП, якщо вони не належать до категорій із довшим строком.
Також 1095 днів установлено для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким здійснюють контролюючі органи, включно з відповідними дозвільними документами.
Отже, правило «всі документи ФОП зберігаються рівно п’ять років» не відображає всі категорії, передбачені пунктом 44.3 ПКУ: закон встановлює різні мінімальні строки.
Від якої дати рахувати 1095, 1825 або 2555 днів
Дата самого документа не завжди є початком строку його зберігання.
Податковий кодекс передбачає, що для документації, яка використовувалася під час складання податкової або іншої передбаченої Кодексом звітності, строк обчислюється від дня подання відповідної звітності. Якщо декларацію чи іншу звітність не подали, відлік починається від установленого законом граничного строку її подання.
Для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, застосовується інше правило: строк обчислюється від дня відповідної господарської операції. Для дозвільних документів — від дня завершення строку їхньої дії.
Це означає, що визначати можливість знищення документа лише за роком, зазначеним на самому рахунку, акті чи іншому первинному документі, недостатньо. Треба враховувати звітність, для якої він використовувався, та дату її подання.
Що відбувається з документами після ліквідації ФОП
Окрема норма діє у разі ліквідації платника податків. Абзац третій підпункту 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 передбачає передачу до архіву документів, визначених пунктом 44.1 ПКУ, за період діяльності платника не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації. Для документації, для якої застосовується семирічний строк податкового контролю, Кодекс визначає період у 2555 днів.
ДПС формулює це так:
«У разі ліквідації платника податків документи… у встановленому законодавством порядку передаються до архіву».
Таким чином, припинення ФОП у державному реєстрі не означає автоматичної можливості одразу знищити податкові документи.
У свіжому роз’ясненні Головного управління ДПС у Львівській області від 12 серпня 2026 року також зазначено:
«Державна реєстрація припинення ФОП не завершує податкові процедури».
Податкова пояснює, що після внесення запису про припинення фізична особа продовжує відповідати за податковими зобов’язаннями та боргами, які виникли під час здійснення підприємницької діяльності. Припинення діяльності також належить до підстав для проведення позапланової документальної перевірки відповідно до підпункту 78.1.7 ПКУ.
Чому первинні документи можуть знадобитися більш ніж через п’ять років
Базові строки не в усіх випадках означають, що після закінчення відповідної кількості днів документацію можна знищити.
Податковий кодекс передбачає продовження строків зберігання документів на період, протягом якого зупиняється перебіг строку давності у випадках, визначених пунктом 102.3 статті 102 ПКУ.
Додаткові правила діють під час воєнного стану. Підпункт 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» передбачає зупинення відліку строку давності щодо визначених документальних планових та позапланових перевірок, які в цей період не проводяться відповідно до встановлених Кодексом норм.
У ДПС пояснюють:
«Передбачені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються» на відповідний період зупинення строку давності.
Особливе значення має й те, чи проводилася документальна перевірка.
За статтею 85 ПКУ після початку перевірки платник зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу документи, які належать або пов’язані з предметом такої перевірки. На цій підставі ДПС у роз’ясненнях 2025–2026 років прямо рекомендує ФОП зберігати первинну документацію понад базовий строк, якщо документальна перевірка не проводилася.
Для ФОП податкова конкретизує: йдеться про 1825 днів для первинних документів щодо виплат нерезидентам за пунктом 141.4 ПКУ та 1095 днів для інших первинних документів, однак за відсутності перевірки документацію слід зберігати й понад ці строки, у тому числі понад п’ять років.
Які документи ФОП потрібно залишити після припинення діяльності
До документації, яка має значення для податкового обліку, пункт 44.1 ПКУ відносить первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи й інформацію, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів. Саме на їхній основі платники ведуть облік показників, що використовуються для визначення об’єктів оподаткування та податкових зобов’язань.
Перед закриттям ФОП доцільно окремо впорядкувати:
- первинні документи, що підтверджують господарські операції, доходи та витрати;
- податкову звітність і документи, на підставі яких вона складалася;
- платіжні та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків, а також документацію, для якої ПКУ встановлює спеціальні строки.
Ключовим є не лише факт припинення підприємницької діяльності, а категорія документа, дата початку відліку встановленого для нього строку та наявність обставин, які цей строк продовжують. Положення статті 44 ПКУ та актуальні роз’яснення ДПС передбачають для різних документів мінімальні строки у 1095, 1825 і 2555 днів, а за наявності законодавчих підстав документацію необхідно зберігати довше.
Чиайте також: Ціна на соняшник у серпні 2026 року: ринок за кілька днів втратив тисячі гривень на тонні
